Jak Thai Wok wyeliminował 80% papierowych dokumentów w firmie dzięki TalentPoint
Wyzwanie dla Kadr i płac: ogromna ilość papierologii, która obciążała zespół i zmniejszała jego wydajność
Problemy Thai Wok w pigułce:
Zespół Kadr i płac, kierowany przez Agnieszkę Giermek-Ziółkowską, Dyrektor ds. personalnych EBS S.A., zidentyfikował kilka kluczowych problemów.
Zarządzanie danymi pracowników opierało się na wielu plikach generowanych przy użyciu różnych narzędzi, co skutkowało obciążeniem zespołu i spadkiem wydajności. Co więcej, obieg dokumentów w firmie działał wyłącznie przy użyciu wersji papierowych. Znacząco wydłużało to proces zatrudnienia nowych zleceniobiorców, podpisywanie zgód, oświadczeń i formularzy oraz zawieranie i aneksowanie umów.
Pracownicy musieli za każdym razem drukować dokumenty, podpisywać je ręcznie, a następnie wysyłać pocztą tradycyjną lub e-mailem z kilkunastoma załącznikami.
Sytuację komplikował fakt, że Thai Wok to duża organizacja o rozproszonej strukturze. Przepływ dokumentacji pomiędzy różnymi lokalizacji a centralą był utrudniony. Problem dotyczył m.in. podpisywania nowych umów oraz odsyłania rachunków na czas.
Do tego dochodziły ciągle nowe potrzeby związane ze skalowaniem biznesu i otwieraniem nowych lokali – a każdy lokal to dziesiątki kolejnych zleceniobiorców i mnóstwo dokumentów do ich zatrudnienia.
Firma potrzebowała systemu, który pomoże scentralizować procesy i zarządzać nimi zdalnie, ale będzie przy tym intuicyjny i łatwy w obsłudze. Pracownicy, zwłaszcza ci starszego pokolenia, odczuwali opór przed digitalizacją i zmianą. Obawiali się, że obsługa platformy i przeniesienie procesów do strefy online ich przerosną.
80%
Paperless: eliminacja papierowych dokumentów w firmie
12 minut
Skrócenie czasu potrzebnego na formalności do zatrudnienia z 60 do 12 minut
100%
Wzrost liczby pracowników obsługiwanych przez Kadry i Płace
Wybór padł na TalentPoint. Zdecydowały intuicyjność narzędzia i możliwość integracji z obecnym systemem
W obliczu tych wyzwań Thai Wok rozpoczął poszukiwania kompleksowego systemu, który pozwoli scentralizować i uprościć wiele procesów związanych z dokumentacją, i tym samym zwiększyć wydajność kadr. Problemy organizacji o tak rozproszonej strukturze mogło rozwiązać tylko narzędzie skupiające całą dokumentację w jednym miejscu oraz obsługiwane zdalnie z dowolnego miejsca i urządzenia.
Po ocenie kilku opcji firma zdecydowała się na TalentPoint ze względu na łatwość obsługi, możliwość dostosowania narzędzia do potrzeb organizacji oraz integrację z obecnym systemem kadrowo-płacowym.
Przyjazny, intuicyjny interfejs TalentPoint pokazał zespołowi Thai Wok, jak łatwo da się digitalizować procesy, w tym podpisywanie dokumentów do zatrudnienia oraz zawieranie i aneksowanie umów ze zleceniobiorcami.
Na korzyść TalentPoint przemawiała również zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych i kodeksu pracy. Firma przykłada wielką wagę do przestrzegania RODO oraz obowiązujących przepisów prawa pracy.
Na koniec Thai Wok wyróżnił obsługę klienta. Zespół mógł liczyć na pomoc na każdym etapie wdrożenia oraz miał poczucie, że specyficzne potrzeby organizacji zostały zrozumiane i wzięte pod uwagę.
Poszukiwanie rozwiązań
Najważniejszymi wyzwaniami postawionymi przed nowym systemem było skrócenie procesu zatrudniania pracowników oraz możliwość generowania i podpisywania umów online – koniecznie na odległość, bez udziału pracownika kadr ze względu na rozproszoną strukturę.
Kluczowym rozwiązaniem okazał się pakiet startowy dla nowego pracownika. Od teraz, zamiast stosu papierów, nowy pracownik miał otrzymywać jeden formularz online do wypełnienia przed pierwszym dniem pracy. Wszystkie dane z kwestionariusza osobowego i innych oświadczeń oraz historia zatrudnienia były od razu widoczne w systemie kadrowo-płacowym. Dzięki temu udało się uprościć formalności, usprawnić przepływ dokumentacji oraz odciążyć kadry.
Decydującą rolę odegrały również umowy elektroniczne. Moduł umożliwił generowanie i podpisywanie umów online za pomocą bezpiecznego podpisu elektronicznego oraz grupowe aneksowanie.
Przejście z tradycyjnej formy sporządzania dokumentów na wersję elektroniczną nie stanowiło większego problemu. Zespół Thai Wok szybko przyswoił funkcje TalentPoint i wprowadził elektroniczny obieg dokumentów.
Agnieszka Giermek-Ziółkowska
Dyrektor ds. personalnych EBS.SA.
Efekt: mniej papierologii, większa wydajność
Thai Wok podjął decyzję o wdrożeniu umów i dokumentów do zatrudnienia online w celu ograniczenia papierologii, usprawnienia przepływu dokumentacji oraz zwiększenia wydajności kadr.
Analiza procesów w firmie po wdrożeniu TalentPoint wykazała, że dzięki centralizacji dokumentów na jednej platformie i zdalnemu dostępowi udało się osiągnąć następujące rezultaty:
Ponadto firma mogła lepiej skalować biznes dzięki zautomatyzowanym procesom, które ułatwiają zarządzanie pracownikami w wielu lokalizacjach.
