E-teczki – elektroniczne akta osobowe
Przejdź na elektroniczną dokumentację pracowniczą, importuj skany i generuj nowe e-dokumenty. Przechowuj wszystkie akta osobowe w e-teczkach – bezpiecznie, zgodnie z wymogami prawnymi i zawsze w zasięgu ręki.
Twój dział kadr jest gotowy e-teczki
Od 1 stycznia 2019 r. pracodawcy nie muszą już prowadzić papierowych teczek z aktami osobowymi pracownika. E-teczki pracownicze pozwalają m.in. obniżyć koszty związane z przechowywaniem dokumentów oraz zwiększyć bezpieczeństwo danych. Jak przejść na elektroniczne akta osobowe? TalentPoint to platforma, która umożliwi Ci digitalizację obecnych teczek. Po prostu zeskanuj wszystkie dokumenty, opatrz je kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy i wprowadź do systemu. W module E-teczki możesz generować nowe e-dokumenty oraz przechowywać te już zeskanowane. Co więcej, proces jest częściowo zautomatyzowany: uzupełnione przez pracownika kwestionariusze i oświadczenia, które nie wymagają własnoręcznego podpisu pracownika, od razu trafiają do jego teczki.
Wygodnie i ekologicznie
Dzięki przejściu na e-teczki pozbędziesz się ton papierów oraz będziesz w stanie łatwo przejrzeć akta w celu uzyskania informacji o urlopach, historii zatrudnienia czy ubezpieczeniu społecznym. W jednym miejscu przechowujesz dokumenty z całego cyklu życia pracownika: świadectwa pracy od poprzednich pracodawców, badania lekarskie, dyplomy ukończenia studiów, dokumenty potwierdzające prawo do emerytury, renty, itd. Co więcej, pracownik sam załącza kopie do systemu, co oszczędza czas oraz usprawnia komunikację między pracownikiem i Działem kadr.
Bezpieczeństwo danych
Digitalizacja dokumentów eliminuje ryzyko związane z ich zgubieniem, fizycznym zniszczeniem czy dostaniem się w niepowołane ręce. System TalentPoint oferuje przechowywanie elektronicznych teczek osobowych w bezpiecznej chmurze oraz spełnia wymogi rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO).
Inne funkcje systemu
Zobacz TalentPoint w akcji
Wypełnij formularz i umów się na bezpłatne demo. Po spotkaniu otrzymasz dostęp do 14-dniowego okresu próbnego.
Pytania? Tu znajdziesz odpowiedzi.
Przejście na elektroniczną dokumentacją pracowniczą, której częścią są e-teczki, pozwala obniżyć koszty związane z utrzymaniem tradycyjnego archiwum, obsługą dokumentacji, jej prawidłowym zabezpieczeniem oraz niszczeniem. Co więcej, elektroniczna teczka umożliwia stały dostęp do dokumentów oraz łatwe wyszukiwanie informacji dzięki zastosowaniu filtrów. Ogromną zaletą jest też bezpieczeństwo: dokumenty nie zniszczą się, a dostęp do nich mają tylko uprawnione osoby.
Tak, wraz z nowelizacją ustawy z 1 stycznia 2019 pracodawcy dostali możliwość całkowitej zmiany papierowej dokumentacji pracowniczej na elektroniczną wersję. Należy przy tym pamiętać, aby zdigitalizować wszystkie papierowe dokumenty w ramach jednej grupy e-dokumentacji danego pracownika i umieścić je w systemie. W przypadku podpisywania nowych dokumentów nie ma potrzeby powielania ich w formie papierowej, o ile są opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym.